II S V A P Istituto per la vigilanza sulle assicurazioni private e di interesse collettivo Via del Quirinale, 21 - 00187 Roma – Tel. (06) 42133.1 – http://www.isvap.it 363334 CIRCOLARE N. 505/D.
Oggetto: Banca dati sinistri r.c.auto1: modalità operative per l’accesso ai sensi del provvedimento Isvap n. 2179 del 10 marzo 2003.
La presente circolare stabilisce modalità operative per consentire alle imprese di assicurazione l’interrogazione della banca dati sinistri e, in allegato, dettagli procedurali in ordine alla comunicazione mensile dei dati inerenti ai sinistri da archiviare nella banca stessa.
1 Banca dati dei sinistri r. c. auto di cui all'art. 2, comma 5-quater, del decreto legge 28 marzo 2000 n. 70, convertito con modificazioni nella legge 26 maggio 2000, n. 137 ed all'art. 2, commi 4 e 5, della legge 5 marzo 2001 n. 57.
23 maggio 2003 Alle Imprese di assicurazione con sede legale in Italia LORO SEDI Alle Rappresentanze Generali di Imprese di assicurazione con sede legale in uno Stato terzo rispetto allo Spazio Economico Europeo LORO SEDI Alle Rappresentanze Generali di Imprese di assicurazione con sede legale in altro Stato membro dello Spazio Economico Europeo ammesse ad operare in Italia in regime di stabilimento ovvero in regime di libera prestazione di servizi LORO SEDI e p.c. Al Ministero delle Attività Produttive Via Molise, 2 00187 ROMA All'ANIA Associazione Nazionale fra le Imprese Assicuratrici Via della Frezza, 70 00187 ROMA 2 A) Principi generali per le imprese.
La legge istitutiva della banca dati stabilisce che la finalità della banca dati sinistri si configura nella prevenzione e nel contrasto alle frodi nel settore dei sinistri derivanti dalla circolazione stradale: tale finalità costituisce il vincolo al quale sono tenuti gli addetti delle imprese nella fase di accesso alle informazioni. Questa operazione, quindi, va svolta con riferimento specifico alle esigenze, emergenti dal fascicolo del sinistro, ed è funzionale alla verifica della situazione storica collegata al caso in esame.
Il provvedimento, all’art. 12 comma 3, richiama espressamente il principio di “pertinenza e non eccedenza” nell’accesso alle informazioni della banca dati, in relazione alle specifiche esigenze che dovranno risultare, anche ai fini del controllo, dagli atti dell’impresa. La ricerca di informazioni nella banca dati sinistri, pertanto, non potrà avvenire indiscriminatamente, ma sarà fondata sulle effettive esigenze connesse con la prevenzione ed il contrasto delle frodi, rispetto al caso in esame.
La disciplina sulla tutela dei dati personali determina inoltre la necessità che le imprese osservino la massima attenzione anche nella fase di raccolta, organizzazione e trasmissione telematica dei dati all’ISVAP. E’ infatti indispensabile, per il rilievo delle finalità della banca dati sinistri anche con riferimento alla nuova formulazione dell’art. 642 del codice penale che prevede espressamente il reato di frode ai danni delle imprese di assicurazione, che le informazioni e i dati comunicati mensilmente dalle imprese risultino “esatte e complete” (art. 6 comma 1 provvedimento), e quindi corrispondenti a quelle agli atti dell’impresa.
Al fine di rispettare i predetti principi, le imprese adottano ogni idonea procedura, anche di controllo interno, affinché: a) nella fase di comunicazione periodica delle informazioni all’Isvap sia verificata la loro completezza, correttezza e rispondenza alla situazione conosciuta dall’impresa; b) nella fase di interrogazione della banca dati sia sempre associabile l’interesse concreto all’acquisizione dei dati, con le esigenze specifiche che emergono in occasione della liquidazione del sinistro, secondo criteri di proporzionalità e di adeguatezza.
L’Istituto procederà a verifiche costanti del rispetto dei cennati principi da parte degli incaricati delle imprese, sia nella fase di comunicazione dei dati, sia nella fase di accesso alle informazioni.
L’inosservanza della prescrizione di adottare le descritte procedure sarà valutata sotto il profilo della gestione dell’impresa e per l’
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